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Microsoft Teams: A Comprehensive Guide

Les techniques de travail, de communication et de collaboration des équipes ont été révolutionnées. Presque, 99% des personnes choisiraient de travailler à distance, au moins à temps partiel, pour le reste de leur carrière. Si vous souhaitez avancer efficacement en équipe, c'est le bon endroit pour vous.

Apprendre et maîtriser l'utilisation de bons outils de collaboration en équipe est le besoin de l'heure. Mais comment commencer? Quel outil choisir? Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire? Voici un guide complet sur la façon d'utiliser Microsoft Teams pour répondre à toutes ces questions et bien plus encore.

Qu'est-ce que Microsoft Teams?

Microsoft Teams est une plate-forme collaborative basée sur le chat qui peut être utilisée par plusieurs utilisateurs pour travailler sur des projets, des réunions, des documents, etc.

Avec environ 20 millions d'utilisateurs actifs par jour, MS Teams vous permet d'héberger et de participer à des réunions vidéo / audio en ligne, de discuter, de partager des écrans, de stocker des documents et bien plus encore. Inclus dans le package Office 365 sans frais supplémentaires, vous pouvez utiliser ses fonctionnalités pour la collaboration de projets au niveau collégial ainsi que pour les projets et la gestion avancés.

Pourquoi utiliser Microsoft Teams?

Croissance des équipes MS

Microsoft Teams est un logiciel très diversifié et holistique. Il est utilisé par les gestionnaires, les spécialistes du marketing, les établissements d'enseignement et toute personne travaillant en collaboration avec d'autres.

Communication fluide

Grâce à des fonctionnalités telles que les canaux, vous pouvez communiquer avec toute l'équipe ou avec des individus spécifiques. Comme pour toute autre application de réseau social, vous pouvez facilement utiliser la mention «@», les émoticônes et les GIF dans le chat.

Complètement basé sur le cloud

Plusieurs fois, les membres d'une équipe sont confrontés au problème de plusieurs personnes qui téléchargent différentes parties d'un fichier à partir d'un Mac, certaines à partir de Windows, etc. Dans de telles situations, vous pouvez faire face au chaos et à la confusion.

Étant donné que Microsoft Teams est un logiciel entièrement basé sur le cloud, ces problèmes ne se produisent pas lors de son utilisation. Tous les Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI et Delve sont intégrés dans Microsoft Teams. Cela signifie que tous les membres qui travaillent sur un document partagé peuvent utiliser la fonction de coédition et discuter tout en modifiant le document et s'assurer que tout le monde est sur la même page.

Personnalisation et intégration

Microsoft Teams a laissé un immense espace pour personnaliser et personnaliser. Tout membre peut ajouter diverses applications MS et applications tierces pour lui-même ou pour toute l'équipe. Par exemple, pour certains projets, vous avez besoin que tous les membres de l'équipe utilisent Trello – une application utilisée pour organiser les plans et les projets, vous pouvez télécharger Trello pour toute l'équipe en même temps. Vous n'avez pas besoin de demander à chaque membre individuel de le télécharger.

Données sécurisées

Microsoft Teams a une politique de protection des données très rigide.

La mise à jour de la prévention de la perte de données est arrivée en 2019. Maintenant, vous avez également la possibilité de créer votre politique de sécurité. Utilisez simplement les paramètres -> option du centre de conformité dans MS Teams.

Echangez en plusieurs langues

MS Teams apprécie les clients qui ne conversent peut-être pas en anglais. Grâce à sa traduction de messages en ligne, les messages de nombreuses langues peuvent être couramment traduits en anglais.

Fonction de traduction

Source – Dépêche

Enregistrement vidéo et transcriptions intégrées

Microsoft Teams permet d'enregistrer toutes les réunions et de les stocker sur le cloud. En activant cette fonction, vous pouvez vous référer à tout moment à une réunion. Il fournit également une transcription automatisée de toutes les réunions enregistrées. À l'aide de cette transcription, vous pouvez rechercher des mots ou des phrases clés spécifiques.

Accès invité

Même si Microsoft Teams est largement utilisé par les entreprises et les gestionnaires, certaines entreprises peuvent ne pas l'utiliser. Grâce à l'option «accès invité», tout utilisateur MS Teams peut fournir un accès invité à un non-utilisateur. De cette façon, vous pouvez avoir un flux ininterrompu de collaboration même si quelqu'un n'utilise pas MS Teams.

Fonctionnalités de Microsoft Teams

Caractéristiques de MS TEams

Source – Nuls

  1. Barre d'application

Comme vous pouvez le voir, la barre d'application à gauche propose les options:

  • Chat: pour afficher vos conversations individuelles / de groupe lors de la dernière réunion
  • Équipes: affiche les équipes dont vous êtes membre
  • Réunions: affiche toutes les réunions à venir.
  • Fichiers: stocke et affiche tous les fichiers de toutes les équipes dont vous faites partie.
  • (…): Affiche d'autres applications qui peuvent être liées à vos équipes par vous ou un membre de l'équipe
  1. Canal

Le canal est une sous-section sous Équipes où vous pouvez organiser toutes vos conversations et votre matériel en tâches et / ou projets spécifiques sur lesquels vous travaillez.

  1. Rejoindre / créer une option d'équipe

Après avoir sélectionné l'icône "Équipes", on peut voir l'option "rejoindre / créer une équipe". Comme son nom l'indique, il est utilisé pour rejoindre ou créer une équipe.

  1. Barre de commande

La barre de commandes est au sommet. Il est utilisé pour rechercher des applications ou des équipes.

  1. Onglets

Lorsque vous utilisez MS Teams, vous pouvez basculer entre les différentes équipes dont vous pouvez faire partie. Chaque onglet affiche les membres, les conversations et les fichiers associés à cette équipe particulière.

  1. Partager des fichiers

Par défaut, chaque équipe a un site SharePoint créé pour elle. SharePoint est une application de gestion et de stockage de documents. Tous les fichiers téléchargés par les membres sur le canal Équipes sont téléchargés dans la bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez partager des fichiers directement à partir de cette bibliothèque SharePoint ou d'un message.

  1. Remarques

MS Teams a toutes les applications Microsoft intégrées, y compris OneNote. Par conséquent, à l'aide de OneNote, vous pouvez afficher et modifier des notes pour une réunion.

  1. Écosystème Bot

MS Teams fournit environ 24 types de bots qui sont essentiellement comme des assistants pour vous aider dans toutes les informations dont vous avez besoin. Tout comme Feedough lui-même pour votre entreprise!

Les bots peuvent être ajoutés manuellement à votre suite Teams, bien que le bot par défaut soit le T-bot qui vous aide à naviguer dans votre suite Teams. En utilisant le T-bot, vous pouvez poser des doutes ou poser des questions sur l'utilisation des fonctionnalités de MS Teams.

Convaincu que MS Teams place «l'équipe» dans le «travail d'équipe»?

Voyons maintenant comment utiliser Microsoft Teams.

Comment créer une équipe dans Microsoft Teams

Pour commencer votre collaboration d'équipe, vous devez d'abord configurer une équipe.

Comment créer une équipe

Source – Chœur

  1. Pour créer une équipe, sélectionnez l'option "Équipes" dans la barre de votre application.
  2. Cliquez sur l'option «rejoindre ou créer une équipe»
  3. Ensuite, vous pouvez spécifier le type d'équipe que vous souhaitez
Type de réunion

Source – Support Office

  1. Enfin, ajoutez le nom de l'équipe et une brève description.
    Par exemple, vous faites partie d'une campagne de distribution de nourriture de Noël, donc vous créez une équipe et le nom est «Campagne de Noël» et la description est – «Distribution de nourriture de Noël 2020 aux sans-abri dans les zones proches du Chicago Bean».
Détails de la réunion

Source – Support Office

  1. Ensuite, la façon la plus simple d'ajouter un membre est d'utiliser son nom ou son adresse e-mail. N'oubliez pas que les équipes peuvent avoir un maximum de 2500 membres.

Gérer votre équipe Microsoft

Si vous êtes le manager d'une équipe, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes pour mieux gérer votre équipe. Chaque nouvelle équipe a un canal «général» par défaut. Cette chaîne générale comprendra tous les membres de votre équipe. Mais si vous avez besoin de créer vos nouveaux canaux personnalisés pour vos sous-équipes et membres spécifiques, voici comment:

  1. Grâce à l'option «ajouter un canal» sous «Apprenez à connaître vos équipes», vous pouvez créer un nouveau canal pour votre équipe.
Ajout de chaînes

Source – Microsoft Docs

  1. Les canaux sont comme une route de discussion où les membres peuvent avoir des conversations sur le projet, partager des fichiers et collaborer. Les canaux sont comme des outils de gestion de projet dans MS Teams.
  2. Après avoir créé une chaîne, vous pouvez lui donner un nom et une description
  3. Dans chaque chaîne, vous aurez des onglets par défaut – «conversations», «fichiers» et «wiki» ainsi qu'une icône «+».

Que sont les onglets

  • Conversations: Pour discuter
  • Des dossiers: Stockage, collaboration et partage de fichiers
  • Wiki: Pour créer un bloc-notes numérique textuel pour ajouter des notes avec des sections et des sous-sections
  • +: Pour créer de nouveaux onglets comme ceux-ci

Types d'onglets

Comment démarrer une réunion dans Microsoft Team

    1. Sur l'application de gauche, cliquez sur "Réunions" dans la barre

Démarrer une réunion

  1. Ensuite, faites défiler vers le bas jusqu'à l'option «planifier une réunion»

Planifier une réunion

  1. Vous pouvez maintenant sélectionner la date et l'heure de la réunion. Dans le panneau de droite, vous pouvez inviter une équipe entière ou en utilisant l'option "inviter des personnes", invitez uniquement des personnes spécifiques ou les deux. Vous pouvez également utiliser les suggestions de l'assistant de planification et sélectionner une heure où tous les membres de la réunion sont les plus susceptibles d'être libres.

Assistant de planification

  1. Enfin, cliquez sur l’option «planifier une réunion» en bas à droite de la boîte de dialogue.

Dernière étape pour planifier une réunion

Il peut y avoir des moments où tout à coup vous devez partager des fichiers et inviter des membres et démarrer une réunion rapide. Habituellement, les gens organisent de telles réunions à court terme via Whatsapp ou un appel téléphonique. Si vous êtes un utilisateur MS Teams, voici comment utiliser MS Teams pour démarrer des réunions rapides:

Comment démarrer une réunion instantanée avec Microsoft Teams

  1. Démarrez-le via la boîte de discussion en cliquant sur l'icône de la vidéo "Meet now"

Réunion instantanée dans le chat

  1. Vous pouvez également démarrer une réunion instantanée en répondant à une conversation. Pour ce faire, cliquez sur l'icône «Répondre», puis sur la même icône vidéo «Rencontrer maintenant»

Réunion instantanée avec réponse

  1. Après avoir démarré une réunion instantanée, MS Teams affichera un aperçu de la réunion. Dans cet aperçu, donnez le nom de la réunion en haut.
  2. Cliquez ensuite sur «Meet Now» pour démarrer la réunion

Démarrer une réunion instantanée

  1. Enfin, invitez des personnes du volet droit à rejoindre la réunion.

Comment faire la gestion des fichiers

  1. Grâce à votre fenêtre Équipes, vous pouvez directement utiliser l'onglet "Fichiers" et télécharger, supprimer, ouvrir, déplacer, modifier, partager ou copier des fichiers. Pour télécharger un fichier, cliquez sur l'option «télécharger» sous l'onglet «fichiers».
Téléchargement d'un fichier

Source – Support Office

  1. MS Teams est idéal pour la gestion des fichiers car il vous permet également de démarrer une conversation de groupe juste à côté du fichier afin que vous puissiez avoir des discussions pendant que vous travaillez sur le fichier. Voici comment co-éditer un fichier

Les gens peuvent hésiter à se rencontrer en personne, à s'habiller, à se présenter devant une foule, à cause de l'anxiété. Mais en utilisant toutes les étapes susmentionnées pour démarrer une réunion instantanée ou planifier une réunion, en créant des canaux, des onglets et des fichiers, sur MS Teams, vous pouvez facilement collaborer et créer des projets de premier ordre en ligne.

Tarifs Microsoft Teams

Tarification

MS Teams est un logiciel de collaboration largement utilisé en raison de son prix abordable. Il est gratuit pour les utilisateurs du package Office 365. Par conséquent, tout package Office 365 est livré avec MS Teams et ses fonctionnalités de visioconférences, de gestion de projet, de partage de fichiers, etc.

Tarifs MS Teams

Pour des fonctionnalités plus avancées, il existe deux plans mensuels alternatifs:

  • 5 $ par utilisateur / mois – Office 365 Business Essentials
  • 12,50 $ utilisateur / mois – Office 365 Business Premium

Inconvénients des équipes Microsoft

MS Teams n'est pas le Feedough des blogs de start-up. Voici quelques inconvénients des équipes MS que nous avons reconnues:

  1. Emplacement des fichiers

Si vous essayez de rechercher un fichier en recherchant l'adresse du dossier, il devient difficile de localiser le fichier. En effet, MS Teams stocke tous les fichiers dans le dossier racine lui-même. C'est donc une grosse décharge de fichiers et de dossiers dans le dossier racine. Si un utilisateur essaie de réorganiser les dossiers, les liens de dossier utilisés précédemment dans les réunions et les chats deviennent anciens et non valides. Par conséquent, il est préférable de rechercher le nom du dossier à l'aide de la barre de recherche au lieu de rechercher l'adresse du dossier.

  1. Confort avec une interface en ligne

Obtenir des réunions en ligne est un énorme progrès technologique. Tout le monde ne peut pas s'adapter à cela. Les réunions en personne ont leurs avantages que les outils en ligne ne peuvent jamais égaler. Les nouveaux utilisateurs des équipes MS prendront certainement du temps pour s'adapter et s'adapter car l'expérience de réunion d'une salle avec des tables et des chaises réelles est une expérience tout à fait différente et celle d'une réunion en ligne est différente.

  1. Paramètres d'autorisation granulaires

MS Teams a travaillé à la création de paramètres d'autorisation plus granulaires. Mais actuellement, il n'autorise pas d'autorisations granulaires.

Cela signifie, par exemple, que vous avez créé votre équipe RH avec 6 membres et une autre équipe avec 3 membres pour la supervision de l'équipe RH. Si vous devez partager des informations avec l'équipe RH, vous devez télécharger toutes les informations pertinentes sur le cloud de l'équipe et les partager ou partager l'ensemble du cloud. Étant donné que vous devrez peut-être partager l'intégralité du cloud, le téléchargement devient fastidieux en cas de grands projets.

  1. Manque de reproductibilité des équipes

Chaque fois qu'une nouvelle équipe est créée, vous devez repartir de zéro.

Par exemple, vous avez créé une équipe de gestion juridique pour votre entreprise. Maintenant, vous voulez créer une autre équipe marketing, vous devez passer par tout le processus de création d'une équipe à partir de zéro, car MS Teams n'a pas de fonctionnalité pour dupliquer les équipes.

Alternatives aux équipes Microsoft

Bien que Microsoft Teams puisse sembler être le logiciel le plus holistique et intégré pour la collaboration basée sur le chat, il y a d'autres acteurs sur le marché que vous devriez connaître. Alternatives aux équipes Microsoft:

Mou

Slack est un autre centre de collaboration qui tente d'aider des groupes de personnes à travailler ensemble en ligne. Tout comme MS Teams Slack propose:

Équipes

Les équipes dans Slack sont comme un «espace de travail» dans lequel les utilisateurs peuvent se joindre via une URL spécifique ou une invitation d'un administrateur. Slack prévoit également des salons de discussion. Ces chats ont également la fonctionnalité «@» pour parler à des individus spécifiques. Mais les chats Slack ont ​​une limite de 10 000 messages, tandis que MS Teams n'a pas de limite

Chaînes

Slack a également une fonctionnalité de canaux, qui fonctionne de la même manière que les canaux dans MS Teams. La seule différence est qu'il ne comprend pas l'intégralité d'Office 365 intégré.

Partage de fichiers

Dans Microsoft Teams, vous pouvez partager des fichiers à partir d'applications MS très facilement grâce à la fonctionnalité intégrée. Bien que dans Slack, vous puissiez également partager des fichiers et des dossiers, mais pas via une fonctionnalité intégrée.

Appels visioconférence

Slack permet également des visioconférences, mais avec un maximum de 15 participants dans sa version payante. Alors que MS Teams permet 250 participants.

Lieu de travail

Workplace est un autre logiciel de collaboration d'équipe développé par Facebook pour le travail d'équipe en ligne. Les fonctionnalités de Workplace incluent:

Fil d'actualité

Comme Facebook, même Workplace propose un flux d'actualités qui affiche les publications et les actualités relatives à votre entreprise ou votre projet. Ce n'est pas disponible dans MS Teams.

Groupes

Comme Teams, Workplace dispose d'une fonctionnalité appelée groupes. Grâce à cela, les gens peuvent rejoindre un groupe particulier, discuter et collaborer sur des projets. Vous pouvez ajouter des fichiers via ces groupes.

Chat en milieu de travail

Dans Workplace, vous ne pouvez pas appeler par vidéo les membres de votre équipe via les "groupes" créés. Au lieu de cela, il existe une fonctionnalité distincte appelée «chat en milieu de travail; à travers lequel vous pouvez appel vidéo ou vidéoconférence avec jusqu'à 50 participants. Contrairement à MS Teams, cela n'a pas la possibilité d'ajouter ou de co-éditer des fichiers.

Traduire automatiquement

La fonction de traduction automatique est similaire à la fonction de traduction de MS Teams. Les utilisateurs peuvent communiquer dans leur langue maternelle (46 langues) et Workplace propose des traductions de la même pour surmonter les barrières linguistiques.

Zoom

Zoom est une application de communication vidéo. Par rapport aux applications précédentes, il n'est pas très avancé pour une réunion d'affaires. Il convient parfaitement aux réunions des instituts d'enseignement et aux réunions de collaboration de projet. Les fonctionnalités de Zoom incluent:

Vidéo conférence

L'objectif principal de Zoom est la visioconférence. Vous pouvez utiliser les options pour désactiver la vidéo et la traiter comme une conférence téléphonique. La limite maximale de participants est de 100. L'option de visioconférence, contrairement à MS Teams, n'a pas d'option de partage et d'édition de fichiers.

Limite de temps

Tous les appels vidéo Zoom sont limités à 40 minutes. Si vous souhaitez bénéficier de la fonctionnalité d'une limite plus longue, vous devez vous abonner à sa version payante.

Conférences d'affaires

Bien que Zoom ne soit pas préféré par les entreprises, il a une option de Zoom Rooms disponibles pour 50 $ à 100 $ par mois qui peut être utilisée pour des réunions d'affaires. Mais encore une fois, les fonctionnalités de gestion de projet et de partage de fichiers sont insuffisantes par rapport aux équipes MS.

Zoom a fait l'objet de nombreux examens ces derniers temps en ce qui concerne les problèmes de sécurité et de confidentialité. Les fuites de données et la vente de données aux grandes entreprises sont une grande question que Zoom peine à répondre.

Dernières pensées

En bref, Microsoft Teams est une puissante plate-forme collaborative basée sur le chat avec de nombreux avantages et quelques inconvénients. Mais à la fin de la journée, aucun utilisateur ne peut être poussé à utiliser un nouvel outil. Comme les évaluations et les évaluations l'ont indiqué, Microsoft Teams semble être un outil approprié, pour commencer, une collaboration d'équipe en ligne. Microsoft Teams est souvent comparé à Slack, mais dans la comparaison, MS Teams s'en sort mieux que Slack. Par conséquent, il s'agit de l'outil de référence, en particulier pour les utilisateurs qui disposent déjà du package Office 365.

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Actuellement en cours de B.A. (Hons) Arts libéraux avec une spécialisation majeure en économie, droit et informatique. Marketing sur les réseaux sociaux pour McDonald's, GoIbibo et LaughGuru. Chercheur en herbe et spécialiste du marketing.

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