Ce qui suit est une courte collection d'idées qui peuvent vous aider à automatiser les tâches fastidieuses à l'aide des fonctionnalités de planification et de rappel qu'Apple inclut dans chaque Mac, dont beaucoup fonctionnent également sur iPhone.
Votre assistant de recherche
Passez-vous beaucoup de temps à faire des recherches? Si vous le faites, vous avez probablement déjà utilisé les favoris, les épingles et les outils de lecture d'Apple, mais avez-vous utilisé Siri?
Vous voyez, lorsque vous rencontrez une page que vous souhaitez vérifier plus tard, vous pouvez invoquer Siri et lui demander de vous rappeler cette page à une heure et une date spécifiques. Votre Mac créera un rappel contenant ce lien pour vous et vous pourrez le consulter à un moment plus opportun.
NB: Cela fonctionne également avec le courrier, les textes et autres contenus.
Utilisez des noms VIP et des noms
Travaillez-vous avec une petite équipe de personnes? Ou gérer une sélection de clients clés? Si tel est le cas, vous devez vous assurer de créer des cartes de contact pour chaque personne dans Contacts.
Une fois que vous faites cela, vous pouvez également attribuer le statut VIP à ces contacts, sélectionnez simplement un message électronique parmi eux dans Mail et déplacez le pointeur vers leur nom dans l'en-tête du message, où vous devez cliquer sur l'étoile qui apparaît. À l'avenir, vous serez averti lorsqu'ils vous écriront et les retrouverez dans la boîte aux lettres VIP. Vous pouvez attribuer jusqu'à 100 VIP.
Enfin, maintenant que vous avez créé ces cartes de visite, vous pouvez demander à Siri de vous alerter verbalement lorsqu'ils appellent. Configurez cela sur votre iPhone dans Paramètres> Téléphone> Annoncer les appels. Vous pouvez également choisir quand vous voulez qu'il vous alerte: toujours, lorsque vous portez des écouteurs ou que vous conduisez, uniquement lorsque vous portez des écouteurs, ou jamais.
Mettre en place une réunion
Maintenant que vous avez ajouté vos contacts essentiels, vous pouvez demander à Siri sur n'importe quel appareil d'envoyer un e-mail, un message, un SMS ou appeler cette personne. Vous pouvez également utiliser Siri pour organiser des réunions:
Demandez à Siri de «Planifier une réunion avec (contact (s) nommé (s)).
Siri organisera la réunion et enverra une invitation au (x) contact (s). Siri peut également reporter cette réunion, «Déplacer mon 10h30 à 15h».
Vérifiez votre horaire
Ce n'est pas un guide Siri, mais voici un autre conseil Siri pour vous aider à prendre le contrôle de votre temps. Lorsque vous souhaitez vérifier vos disponibilités,
Vous n'avez pas besoin d'ouvrir le calendrier manuellement pour vérifier si vous avez des rendez-vous à une heure précise, vous pouvez simplement demander à Siri de vérifier cela pour vous. Vous pouvez demander quels rendez-vous vous pourriez avoir aujourd'hui, demain, la semaine prochaine. Vous pouvez également poser des questions sur des dates futures spécifiques, telles que «est-ce que j'ai quelque chose de prévu pour le 3 novembre?», Ou demander des réunions planifiées avec des personnes nommées.
Raccourcis clavier pour le calendrier sur Mac
Calendrier propose quelques raccourcis clavier et gestes de balayage dont vous avez besoin si vous utilisez un ordinateur portable ou un trackpad Apple:
- Balayez vers le haut ou vers le bas avec deux doigts pour passer d'un mois à l'autre dans la vue mensuelle.
- Balayez vers la gauche ou la droite avec deux doigts pour explorer différentes semaines en semaines.
- Balayez vers la gauche ou la droite avec deux doigts pour passer d'un jour à l'autre.
- Commande-1, 2, 3 ou 4: Passez respectivement à la vue Jour, Semaine, Mois ou Année.
- Shift-Command-T: Aller à une date spécifique. (Command-T pour revenir à la date d'aujourd'hui).
- Commande + N: créez un nouvel événement ou sélectionnez un événement existant et essayez Commande + E.
- Tabulation: sélectionnez l'événement suivant ou appuyez sur Maj-tab pour revenir au précédent.
Il y en a beaucoup d'autres et si vous ne les avez pas examinées depuis un certain temps, vous pouvez lire la liste complète d'Apple ici.
Comment prendre le contrôle des rappels d'agenda
Lorsque vous créez une notification de rappel pour les événements dans le calendrier, vous ennuyez-vous avec le rappel par défaut que le système tente de créer? Plutôt que de l'ajuster manuellement à chaque fois, vous pouvez modifier le paramètre par défaut, comme je l'ai expliqué ici:
- Ouvrir les préférences du calendrier
- Appuyez sur l'onglet Alertes
- Vous verrez trois types d'alertes par défaut: événements, événements d'une journée entière et anniversaires.
- Vous pouvez définir une valeur par défaut pour chacun d'entre eux – vous souhaiterez peut-être être alerté des réunions importantes une semaine avant qu'elles aient lieu, par exemple.
- Vous pouvez choisir de définir ces définitions pour qu'elles s'appliquent à tous vos appareils iCloud, ou uniquement à votre Mac.
Bien que ce ne soit pas parfait, car vous devrez parfois ajuster ces rappels (y compris en ajoutant plusieurs rappels), ils peuvent vous faire gagner un peu de temps.
Comment voir votre horaire dans une liste
Il existe une astuce cachée pour voir tous vos événements à venir sous forme de liste: tapez simplement un point dans la barre de recherche, appuyez sur Retour et vous devriez tous les voir dans une liste. Vous pouvez ensuite appuyer sur n'importe quel événement pour entrer cette date.
Comment rester organisé
Vous pouvez joindre des documents et d'autres éléments à un événement du calendrier. De cette façon, vous aurez plus facilement accès aux informations dont vous avez besoin une fois la réunion terminée. Le calendrier ouvrira également ces éléments pour vous. Tout cela dans un cadre peu utilisé.
- Créez un événement ou sélectionnez Activé et appuyez sur Commande + E pour le modifier.
- Appuyez sur l'élément Alertes, puis appuyez sur le signe Plus qui devrait apparaître derrière les alertes existantes que vous avez peut-être déjà créées pour cet événement – ou créez une alerte, puis appuyez sur le signe Plus.
- Cliquez sur l'élément de temps pour accéder à un menu déroulant et choisissez Personnalisé … en bas de cette liste.
- Vous aurez quatre options: Message, Message avec son, E-mail et Ouvrir le fichier.
- Ouvrir le fichier est celui dont vous avez besoin: choisissez ceci et accédez au fichier dont vous avez besoin. Vous pouvez créer un nouveau rappel pour chaque élément dont vous avez besoin.
Lorsque l'événement a lieu, vous devriez trouver tous les documents que vous avez définis automatiquement ouverts pour vous.
Encore une chose: Vous pouvez également choisir des scripts Automator pour s'exécuter automatiquement à des dates définies, ce qui peut s'avérer utile si vous souhaitez créer un flux de travail hautement automatisé et planifié. Très utile pour les sauvegardes hebdomadaires, par exemple.
Partager des calendriers avec d'autres
Avec la plupart des professionnels utilisant au moins un produit Apple, la fonction de calendrier partagé peut être utile. Lorsque vous partagez un agenda, d'autres personnes peuvent le lire et le modifier. Il est donc préférable de ne partager qu'un agenda spécifique plutôt que votre livre entier. Sélectionnez-le, appuyez sur le petit bouton «I», puis choisissez Ajouter une personne. Saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le calendrier, séparées par une virgule. Votre Mac les invitera à partager le calendrier.
Travaillez bien avec les autres
Vos applications Agenda et Contacts peuvent se synchroniser avec des services tiers tels que Google et Microsoft Exchange. Sur un Mac, ouvrez simplement Calendrier> Ajouter un compte et suivez les invites à l'écran pour configurer le service pour qu'il se synchronise avec votre Mac. Vous pouvez désormais accéder aux calendriers de travail et planifier des rendez-vous via ces services, ainsi que ceux fournis avec votre Mac.
J'espère que cette collection vous sera utile. Vous pouvez également profiter de 30 raccourcis clavier que les utilisateurs de Mac doivent connaître.
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