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20 façons de maximiser la collaboration avec la nouvelle interface Gmail

La boîte de réception n'est certainement plus ce qu'elle était.

Il est même difficile de s'en souvenir maintenant, mais dans l'ère préhistorique de l'Internet au début des années 2000, une boîte de réception n'était littéralement qu'une boîte de réception – un endroit où votre e-mail entrant atterrissait et attendait que vous répondiez (ou, peut-être plus probablement, l'ignorez. ) il.

Désormais, à la suite du récent repositionnement de Gmail par Google en tant que centre de productivité convivial, le courrier électronique n'est qu'une petite partie de ce que représente la boîte de réception. La nouvelle configuration de Gmail est un mélange d'e-mails, de messagerie individuelle, de chat d'équipe piloté par canal, de visioconférences individuelles et de groupe, et même de travail documentaire multipersonne. C'est une "nouvelle maison pour le travail", comme le dit Google, et il n'y a vraiment pas Célibataire point de mire – comme la barre latérale gauche de l'écran nouvellement élargie du site Web le montre immédiatement.

00 interface de collaboration gmail JR Raphael / IDG

La nouvelle interface Gmail, avec Mail, Chat, Salons et Meet dans la barre latérale et une conversation d'équipe dans la zone principale de l'écran. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Bien que la nouvelle interface Gmail puisse être incroyablement puissante, cependant, elle peut également être difficile à comprendre – avec de nombreux panneaux, sous-fenêtres et couches sur couches de menus qui se chevauchent. Et cela signifie que vous êtes obligé de négliger certaines choses utiles.

Eh bien, ne l'oubliez pas: ce guide détaillé vous montrera comment tirer pleinement parti des possibilités de travail d'équipe les plus prometteuses de Gmail, des bases de la collaboration interservices à des options avancées impressionnantes. Suivez simplement les étapes ci-dessous, partagez les informations avec vos collègues, si nécessaire – et avant que vous ne le sachiez, vous serez un ancien pro de la collaboration dans la boîte de réception.

(Notez que les conseils ici s'appliquent principalement au site Web Gmail pour ordinateur, sauf indication contraire. De plus, les nouveaux éléments de l'interface Gmail ne sont actuellement disponibles que pour les abonnés payants de Google Workspace – anciennement G Suite – mais Google dit qu'ils seront déployés aux consommateurs réguliers également, au cours des prochains mois.)

Collaboration avec Chat dans la nouvelle interface Gmail

La fonction de chat textuel de Google a été intégrée à Gmail la plus longue, avec de nombreux noms différents au fil des ans. Désormais simplement appelé Chat, il est plus complètement intégré à l'expérience que jamais, mais fait toujours exactement ce que vous attendez: vous permet d'avoir des discussions textuelles avec une ou plusieurs personnes.

1. Vous pouvez démarrer un nouveau chat en tête-à-tête ou en groupe à tout moment en cliquant sur l'icône plus dans la section Chat de la barre latérale gauche de l'écran sur le site Web Gmail. Un point important à retenir lors du démarrage d'une nouvelle conversation: les chats en tête-à-tête peuvent inclure toute personne disposant d'un compte Google valide, tandis que les chats de groupe sont limités uniquement aux personnes de votre organisation (pour payer les abonnés Workspace) – mais si vous avez besoin d'une salle avec les membres internes et externes, il y a un séparé fonction pour cela, comme nous l'explorerons plus dans la section suivante.

2. Une fois que vous avez démarré un nouveau chat, il apparaîtra sous la forme d'une petite fenêtre au bas de votre boîte de réception sur le site Web Gmail. Faites très attention aux trois icônes dans le coin supérieur droit de la fenêtre: le trait de soulignement minimisera la fenêtre et n'affichera que la barre de titre, tandis que la flèche diagonale à double face maximisera la fenêtre et la fera occuper toute l'interface de la boîte de réception. Le "x", quant à lui, fermera complètement la fenêtre – bien que vous puissiez toujours l'ouvrir à nouveau en trouvant et en cliquant sur le chat dans la barre latérale gauche.

02 Fenêtre de discussion de collaboration Gmail JR Raphael / IDG

Les discussions dans Gmail s'affichent sous forme de petites fenêtres pour démarrer, mais peuvent être réduites ou maximisées à partir de là. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

3. Vous ne pouvez pas ajouter plus de personnes à un chat une fois qu'il a commencé, mais vous pouvez créer une nouvelle discussion avec le même groupe de personnes, puis ajouter d'autres personnes dans cette mélanger. Cliquez simplement sur l'icône de menu à trois points dans le coin supérieur droit de la fenêtre de chat, sélectionnez "Démarrer un nouveau chat", puis saisissez le nom ou l'adresse e-mail de toute personne que vous souhaitez ajouter. Une fois la programmation terminée , cliquez sur le bouton bleu Créer en bas de la boîte.

4. L'icône de menu à trois points de chaque fenêtre de discussion contient également une option intéressante pour ajouter un robot à votre conversation actuelle. Certains des bots disponibles ne sont que des distractions stupides, mais fouillez et vous trouverez des possibilités potentiellement utiles – telles que des bots qui apportent des fonctions d'Asana, Atlas, Salesforce, Trello et Zapier dans l'environnement. Il existe même des robots officiels pour Google Meet et Zoom qui vous permettront de planifier facilement des réunions vidéo tout en communiquant avec vos collègues.

04 bots de chat de collaboration GmailJR Raphael / IDG

La sélection de robots Google Chat dans Gmail va de véritablement utile à super-spécifique et parfois même fantaisiste.

5. Lorsque quelqu'un vous envoie un message de discussion dont vous voulez vous souvenir – ou peut-être vous séparer d'un fil de discussion plus long pour une discussion plus détaillée – passez votre souris sur ce message spécifique dans la conversation et recherchez l'icône d'enveloppe qui apparaît. Cliquez dessus et le message sera transféré dans votre boîte de réception sous forme de courrier électronique.

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