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Comment tirer le meilleur parti de Slack

Même avant la pandémie de COVID-19, la communication sur le lieu de travail pouvait être lente, avec des conversations souvent embourbées dans de longues chaînes de messagerie qui restaient invisibles pour le reste d'une organisation. La mission de Slack depuis six ans est claire: apporter une plus grande transparence aux discussions sur le lieu de travail, créer un espace où les collègues peuvent rapidement partager des informations et collaborer étroitement sur des projets.

Depuis son lancement en 2014, l'adoption a explosé: plus de 12 millions de personnes utilisent désormais Slack chaque jour, et l'année dernière, la société est devenue une société cotée en bourse suite à sa cotation directe. Le travail à distance devenant de plus en plus une nécessité en raison de la pandémie, les équipes se sont retrouvées à se tourner vers l'application de chat en milieu de travail alors qu'elles cherchent à rester productives pendant la perturbation.

«La principale force de Slack est sa base d'utilisateurs passionnés», a déclaré Larry Cannell, directeur de recherche chez Gartner. «Le succès engendre le succès. Slack a répondu à un besoin de fournir des messages robustes et a trouvé un public où il a prospéré. »

La montée en puissance de Slack n'a pas été sans défis, notamment l'introduction par Microsoft de son application Teams rivale, avec le PDG de Slack, Stewart Butterfield. Le bord en mai que Microsoft est «peut-être malsain soucieux de nous tuer, et Teams est le véhicule pour le faire».

La concurrence de Microsoft est bien sûr révélatrice du sérieux avec lequel il considère Slack comme un rival. Et pour cause: Slack a été extrêmement populaire auprès des utilisateurs finaux, bénéficiant d'une adoption virale qui conduit à une adoption à l'échelle de l'entreprise dans de nombreux cas.

«Slack a réalisé que sa force était de remplacer le courrier électronique comme plate-forme de communication principale», a déclaré Wayne Kurtzman, directeur de recherche chez IDC. «L'outil de service ponctuel a développé des fonctionnalités de sécurité et de conformité importantes et a permis aux entreprises d'adopter plus facilement Slack.»

Qu'est-ce que Slack? Les bases

Slack est une application de chat basée sur le cloud qui permet aux employés de collaborer sur des projets en temps réel. Il est disponible en tant qu'application autonome pour les ordinateurs de bureau ou les appareils mobiles (Android, iOS et même Windows Phone), ainsi que via un navigateur Web.

Chaque environnement Slack est organisé en un espace de travail global. Alors que les petites entreprises peuvent n’en avoir besoin que d’une seule, les grandes entreprises peuvent avoir plusieurs groupes d’espaces de travail distincts pour répondre à des unités commerciales individuelles: les plus gros clients de Slack comptent plus de 100 000 utilisateurs sur plusieurs espaces de travail. Chez IBM, le plus gros client de Slack, il existe plus de 10 000 espaces de travail.

Slack UI 2020 Mou

Slack a récemment actualisé son application de bureau, la rendant plus intuitive pour les nouveaux utilisateurs.

Dans un espace de travail, les utilisateurs peuvent afficher et accéder à toutes leurs informations. En haut de l'application se trouve la barre de recherche qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement les mentions d'un sujet dans les canaux de messages, de localiser des fichiers ou de trouver un collègue. Le panneau de gauche donne un aperçu de toutes les notifications de messages non lus, ainsi que des fichiers partagés, des applications disponibles et installées, du répertoire du personnel et de l'accès aux canaux individuels et aux messages directs.

Les messages peuvent être envoyés directement à des coéquipiers individuels, ou dans le cadre d'une discussion de groupe dans un «canal» de communication – plus sur ceux plus loin dans la section suivante. Les messages directs permettent des conversations privées avec un collègue. Pour les conversations privées plus importantes, des groupes ad hoc de huit membres maximum peuvent être mis en place, avec des collègues ajoutés à partir du répertoire d'équipe.

Dans le cadre d'une refonte récente visant à rendre l'application plus accessible à un large éventail d'utilisateurs, Slack a ajouté un bouton de composition d'e-mail pour créer un message avant le coéquipier ou le canal auquel l'envoyer. Les brouillons de messages peuvent également être retournés ultérieurement.

Comment configurez-vous les canaux et les espaces de travail Slack?

Les canaux sont au cœur de l'attrait de Slack, et la société pense qu'ils remplaceront le courrier électronique comme principal moyen de communication d'entreprise au fil du temps.

Les canaux sont essentiellement des salles de discussion pour les discussions qui se concentrent sur un projet spécifique, une équipe (comme les ventes ou le marketing) ou un sujet d'intérêt partagé (vidéo, par exemple).

Quatre types de canaux existent dans chaque lieu de travail pour les membres de l'équipe: public, privé, canaux partagés et canaux multi-espaces de travail.

Chaînes publiques sont peut-être les plus couramment utilisés, et deux – #general et #random – sont immédiatement disponibles par défaut pour les nouveaux espaces de travail. Ceux-ci permettent à toute personne dans un espace de travail de visualiser les discussions en cours et passées.

Chaînes privées peut être mis en place pour limiter l'accès si nécessaire, particulièrement utile pour les discussions confidentielles dans les équipes financières ou juridiques.

Chaînes partagées servent essentiellement de pont entre Slack et une organisation externe, permettant aux équipes de deux entreprises d'envoyer des messages sur un canal dédié. Slack a récemment élargi la portée des canaux partagés pour permettre à jusqu'à 20 organisations d'accéder au même canal, ce qui pourrait réduire encore plus la dépendance de ses clients à l'égard du courrier électronique.

Canaux multi-espaces de travail sont disponibles uniquement pour les gros clients du niveau Slack Enterprise Grid. Ils permettent des discussions entre collègues au sein d'une même organisation mais dans des espaces de travail séparés.

Chaînes partagées lentesMou

Slack canaux partagés.

Pour configurer une nouvelle chaîne, cliquez sur l'icône «+» à côté de la rubrique «chaînes» dans la barre de gauche. De là, vous pouvez choisir si la chaîne sera publique ou privée, lui donner un nom, avant d'ajouter toute autre information pertinente (comme le sujet de discussion) et inviter des collègues. Ensuite, vous sélectionnez les membres à inviter en cliquant sur la case d'invitation (pour parcourir une liste de collègues) ou saisissez un nom dans la barre de recherche. Le processus de création de chaîne est également largement le même sur les appareils mobiles.

Tous les membres, à l'exception des invités, sont autorisés à créer une nouvelle chaîne, bien que les administrateurs d'espace de travail puissent limiter la création de chaînes publiques ou privées. (Seuls les administrateurs sont autorisés à créer des chaînes partagées avec des groupes externes.)

Vous voulez créer un espace de travail entièrement nouveau? Rendez-vous d'abord sur la page de création d'espace de travail, slack.com/create. À partir de là, vous fournirez une adresse e-mail et recevrez un code à entrer pour confirmation, avant d'ajouter le nom d'affichage, le mot de passe et le nom de l'espace de travail. L'étape suivante consiste à examiner les paramètres et les autorisations de l'espace de travail avant de commencer à inviter des personnes dans le nouvel espace de travail.

Comment fonctionnent les intégrations et les automatisations Slack?

Avec une vaste gamme d'intégrations d'applications et de robots tiers, Slack ais fonctionne comme un centre de productivité central pour les utilisateurs, leur permettant de se concentrer sur le travail sans changer d'écran.

«L'une de ses plus grandes forces réside dans la manière dont Slack intègre les applications externes dans un flux de discussion», a déclaré Cannell. "Ce type d'intégration enrichit la conversation et donne au flux de discussion un objectif et une raison pour qu'un utilisateur reste dans la discussion."

Il existe désormais plus de 2 000 intégrations dans le répertoire d'applications de Slack, couvrant une large gamme d'outils pour rester productif, qu'il s'agisse d'applications de communication, de messagerie électronique ou de gestion de projet.

Listes organisées Slack 2020 Mou

Slack propose des listes organisées d'intégrations dans son répertoire d'applications pour vous aider.

Slack a introduit des collections d'applications dans son répertoire d'applications alors qu'il continue d'améliorer l'accès à certaines des applications numériques les plus populaires sur le lieu de travail, y compris les intégrations pour Microsoft Office, G Suite de Google et les outils Atlassian. Des efforts ont été faits pour combler l'écart avec les communications par e-mail, avec la possibilité de partager des e-mails depuis Outlook et Gmail dans Slack, et d'envoyer des réponses à des collègues qui préfèrent rester dans les e-mails.

Comme il courtise les utilisateurs d'entreprise, Slack a également ajouté des intégrations avec diverses applications d'entreprise. Il a mis à jour son application Salesforce à plusieurs reprises pour fournir un accès rapide aux notifications et aux données de vente, et il existe des intégrations pour ServiceNow, Workday, Oracle et autres.

Ce ne sont pas que des applications standard: de nombreuses entreprises créent les leurs. Selon Slack, plus de 550 000 applications personnalisées sont utilisées chaque semaine et 750 000 développeurs enregistrés actifs quotidiennement.

Slack souhaite également permettre à quiconque d'utiliser plus facilement les applications dans son travail quotidien. Cliquez sur l'icône de l'éclair dans le composeur de messages pour afficher une liste d'options d'interaction avec les applications, telles que le partage de GIF ou la création de sondages. Ceux qui préfèrent les commandes slash peuvent toujours appuyer sur «/» pour appeler et interagir avec les applications. Pendant ce temps, la fonctionnalité Actions lancée en 2018 permet des interactions plus riches avec les applications, rendant l'expérience plus intuitive.

Un ajout récent intéressant au répertoire de Slack est le Workflow Builder; un outil d'automatisation permet aux utilisateurs de configurer des flux de travail simples. Composé d'un déclencheur et d'un ensemble d'étapes pour effectuer une certaine tâche, il est possible d'automatiser des processus de routine tels que le partage d'informations d'introduction lors de l'intégration d'un nouvel employé ou la saisie et le partage de demandes de service d'assistance depuis Slack.

Slack propose-t-il des appels vocaux et vidéo?

Slack possède depuis longtemps ses propres outils vidéo et vocaux natifs, ainsi que des capacités de partage d'écran, grâce à l'acquisition de Screen Hero en 2015. Cependant, il a également des intégrations avec une gamme de fournisseurs de communications unifiées, y compris BlueJeans de Verizon, Cisco Webex , Google Meet et Microsoft Teams. Il a également établi un partenariat étroit avec Zoom, qui vend des solutions ponctuelles pour les visioconférences et les appels, avec une série d'améliorations à l'intégration.

La commande de barre oblique «/ zoom» permet aux utilisateurs de démarrer un appel, et les administrateurs peuvent même modifier le paramètre d'icône du téléphone pour utiliser Zoom – qui est devenu très populaire pendant la pandémie – par défaut.

Vidéo Slack 2020 Mou

Slack propose ses propres appels vidéo et vocaux natifs en plus des intégrations avec les principaux produits de communications unifiées.

Slack a récemment décidé de développer ses propres capacités de réunion, concluant un partenariat avec Amazon Web Services pour exécuter la vidéo, la voix et le partage d'écran sur sa plateforme Amazon Chime.

"À court terme, il n'y aura aucun changement visuel à l'expérience de l'utilisateur final", a déclaré Slack dans un article de blog annonçant l'accord. «À long terme, cette décision nous permettra d'ajouter de nouvelles fonctionnalités, telles que la vidéo mobile, afin que les utilisateurs puissent continuer à compter sur Slack pour une communication d'entreprise sécurisée.»

Quel est le prix de Slack?

Le modèle commercial freemium de Slack a permis au logiciel de proliférer à travers les organisations à partir de zéro. Dans de nombreux cas, les utilisateurs s'inscrivent gratuitement à Slack; à partir de là, l'outil peut gagner en adoption virale dans toute une organisation, ce qui pousse ensuite l'informatique à le déployer de manière plus formelle.

Le service gratuit est limité à 10 intégrations d'applications, avec une recherche limitée à 10 000 messages et un stockage de 5 Go.

Le plan standard, qui commence à 6,67 $ par utilisateur actif, par mois, offre une gamme de fonctionnalités supplémentaires, y compris des appels vidéo de groupe pour un maximum de 15 utilisateurs avec partage d'écran, comptes invités et canaux partagés. Il supprime également les limites de recherche, double la quantité de stockage et ajoute un support prioritaire et des fonctionnalités de sécurité améliorées telles que l'authentification à deux facteurs.

Le niveau Plus commence à 12,50 $ par utilisateur actif, par mois, et ajoute d'autres fonctionnalités conçues pour plaire aux grandes entreprises et aux responsables informatiques. Il s'agit notamment du provisionnement et du déclassement des utilisateurs, de l'authentification unique basée sur SAML et des outils de conformité. Il existe également un support 24/7 et un SLA de disponibilité garanti.

Qu'est-ce que Slack Enterprise Grid?

Il y a trois ans, Slack a lancé un niveau de produit destiné à des déploiements plus importants: Slack Enterprise Grid.

Enterprise Grid permet aux gros clients de créer un déploiement Slack unique pour l'ensemble de leur organisation reliant plusieurs espaces de travail. Les utilisateurs dans des espaces de travail séparés peuvent toujours se gérer mutuellement et des canaux multi-espaces de travail peuvent être créés pour les discussions de groupe.

Plus de 150 grandes organisations utilisent Enterprise Grid, dont Capital One, Target et 21st Century Fox. Son plus grand déploiement, impliquant plus de 165 000 utilisateurs, est avec IBM.

Enterprise Grid comprend des contrôles de sécurité avancés et des fonctions utilisateur et administratives pour un nombre illimité d'espaces de travail. Les clients ont également accès au succès client de Slack et aux équipes de formation professionnelle, ainsi qu'à un délai de réponse garanti de quatre heures pour l'assistance. Les tarifs Enterprise Grid varient et sont disponibles sur demande.

«Avec Enterprise Grid, nous avons réalisé qu’un DSI ne peut pas appuyer sur un bouton et installer Slack dans l’ensemble de l’organisation», a déclaré Ilan Frank, vice-président des produits d’entreprise de Slack.

Qui sont les concurrents de Slack?

Slack est souvent reconnu pour avoir stimulé la demande d'outils de collaboration de workflow, et son succès a attiré un concurrent clé: Microsoft.

Au cours des trois années écoulées depuis l'introduction de Teams par Microsoft, il a dépassé Slack en termes d'adoption, avec 71 millions d'utilisateurs actifs par jour. Les comparaisons directes peuvent cependant être légèrement trompeuses. Bien qu'il existe certainement de nombreuses similitudes entre les deux applications, il y en a beaucoup qui les séparent.

Teams sert de portail à la propre suite d'applications Office 365 de Microsoft, servant de plaque tournante pour la création de contenu grâce à une intégration étroite avec des outils tels que Word et Excel et remplaçant essentiellement Skype Entreprise comme plate-forme de réunion vidéo.

Divers rivaux de clavardage en équipe se sont multipliés ces dernières années, notamment le chat Hangouts de Google, les équipes Cisco Webex et Zoho Cliq, ainsi que des start-ups bien financées, notamment Mattermost et Symphony.

Il existe également diverses applications avec un objectif légèrement différent qui concurrencent Slack dans une certaine mesure. Le lieu de travail de Facebook, par exemple, est un réseau social d'entreprise qui a des fonctions qui se chevauchent avec Slack.

En fait, des éléments collaboratifs sont intégrés dans de nombreuses applications commerciales SaaS, de la gestion de projet aux outils de productivité, tandis que les capacités de messagerie d'équipe sont même construites autour de la messagerie électronique, comme c'est le cas pour les start-ups comme Front.

«Alors que Microsoft Teams et Salesforce peuvent ressembler à la concurrence évidente, de nombreux fournisseurs tentent d'ajouter une couche de collaboration qui prend également en compte les avantages stratégiques de Slack», a déclaré Kurtzman.

«Les entreprises devraient se concentrer sur les nombreuses façons et appareils que les gens utilisent maintenant pour travailler – et sur la façon dont les intégrations, lorsqu'elles sont bien intégrées, fournissent des super-pouvoirs à la productivité», a-t-il déclaré. «Slack prévoit (et doit) continuer à évoluer. Les responsables informatiques doivent comprendre que tous les chats et les messages ne sont pas égaux. »

Bien qu'il semble évident que la principale compétition de Slack est les équipes, "cela manquerait la vue d'ensemble", a déclaré Cannell.

"Certaines personnes ne font tout simplement pas attention aux messages de groupe", a-t-il déclaré. "Les pièces jointes aux e-mails et aux fichiers sont si répandues que nos collègues ne peuvent pas voir à quel point elles sont inefficaces. C'est un problème car Slack et Teams nécessitent un buy-in de groupe. Il ne s'agit pas seulement que j'adopte Slack, mais je dois en quelque sorte vous convaincre de l'adopter également.

"En d'autres termes, la principale compétition de Slack n'est pas les équipes, c'est l'indifférence et la résistance au changement."

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